Administrativní postup před odjezdem do zámoří/Ruska

  1. Nominace

  2. Přihláška na zahraniční školu

  3. Akceptační dopis/e-mail

  4. Learning Agreement

  5. Checklisty

 Nominace
  • OZS sdělí zahraniční partnerské škole, kteří studenti VŠE se budou příští semestr na dané zahraniční škole hlásit k výměnnému pobytu. Do doby než koordinátorka z OZS provede nominaci, zahraniční škola o výměnném studentovi neví, a tudíž student přihlášku posílá až po proběhnutí nominace.
  • O nominaci se student dozví emailem od koordinátorky OZS VŠE. Po nominaci by studenta měla zahraniční škola sama kontaktovat ohledně podávání přihlášek.
  • Kdy nominace proběhne, závisí na termínech vyhlášených partnerskou školou – každá zahraniční škola má tyto termíny jiné. Obvykle předcházejí 3-9 měsíců začátku studijního pobytu. Typicky jsou termíny pro pobyty v zimním a letním semestru odlišeny, někdy však může jít o jeden termín společný.

V případě studentů navazujících magisterských programů (Double degree, CEMS, IDS) s výukou v cizím jazyce vyřizuje nominace koordinátor/ka daného programu.

 Přihláška na zahraniční školu

Přihlášku podává student po nominaci dle termínů vyhlášených zahraničními školami (obvykle 2-4 měsíce před začátkem studia, může však být i jen jeden termín pro přihlášky na oba semestry). Přihláška je zcela ve vlastní režii studenta, přihlášky na jednotlivé školy se mohou značně lišit, v případě nejasností je nejlepší obrátit se na koordinátora zahraniční školy.

  • Obvyklé přílohy:
    • fotografie
    • kopie občanského průkazu/pasu
    • výpis dosavadních studijních výsledků (tzv. Transcript of Records) – vydává studijní referentka
    • Grading scale/známkování na VŠE
    • potvrzení o studiu (např. Certificate of Enrolment) – vydává studijní referentka
    • kopie dokladu o zdravotním pojištění
    • doklad o jazykových znalostech (certifikáty nebo potvrzení od OZS)
    • životopis
    • motivační dopis apod.
  • Dodržení termínu a náležitostí podání přihlášky je zodpovědností studenta. Jen výjimečně zahraniční školy požadují, aby přihlášky posílaly jménem studentů domácí školy.
 Akceptační dopis/email

(=Letter of Acceptance/Admission/Enrolment apod.)

  • Formální potvrzení o přijetí výměnného studenta ke studiu na partnerské škole.
  • Obsahuje informace o začátku a konci pobytu, které jsou podkladem pro výpočet výše stipendia.
  • Obvykle je zaslán poštou na OZS či přímo studentovi, často pouze elektronicky. Kopii akceptačního dopisu/akceptační e-mail je nutno dodat/přeposlat na OZS.
  • Jedná se o podklad pro založení zahraničního výjezdu v InSIS.
 Learning Agreement (LA)

= studijní smlouva.

Learning Agreement je jeden z klíčových dokumentů souvisejících se zahraničním výměnným studiem. Jedná se o trojstrannou dohodu mezi studentem, VŠE a zahraniční hostitelskou školou ohledně předmětů, které bude student na zahraniční škole studovat.

  • Za VŠE schvaluje vybrané předměty a podepisuje Learning Agreement proděkan pro studium a/nebo proděkan pro zahraniční styky příslušné fakulty, příp. programový ředitel u některých anglicky vyučovaných programů.
  • Do studijní smlouvy proděkan schválí jen takové předměty, které jsou uznatelné do studia na VŠE.
  • Learning Agreement Before/During the Mobility pro zámoří a Rusko je ke stažení v sekci Download.
  • Nadpoloviční většina zvolených předmětů musí být v tom jazyce, ve kterém student prošel výběrovým řízením.

Learning Agreement podepsaný od studenta a od proděkana fakulty je třeba nahrát v PDF/jpeg/word do Checklistu v InSIS.

Learning Agreement se v první verzi schvaluje před odjezdem do zahraničí a poté je obvykle možné jej upravovat po příjezdu na místo studia.

Výběr předmětů na zahraniční škole

  • Během semestru stráveného v zahraničí je třeba vystudovat předměty v objemu 20-30 ECTS (resp. ekvivalent v místních kreditech).
  • Zároveň je nutné dodržovat pravidla stanovená hostitelskou školou týkající se např. minimálního nebo maximálního počtu předmětů/kreditů, které si lze za semestr zapsat.
  • Student po návratu musí podat žádost o uznání všech předmětů studovaných v zahraničí.
  • K uznání zahraničního studia musí mít student dostatečný počet dosud nevyužitých kreditových poukázek (včetně rezervních). Kontaktní osobou pro konzultaci je proděkan.

Kdy a jak předměty vybírat

  • Předměty je nutno vybírat již v době přihlašování do výběrového řízení na semestrální výměnné pobyty.
  • Před odjezdem student konzultuje své studijní plány s proděkanem, který schvaluje studijní smlouvu / Learning Agreement.
  • Předměty se volí takové, které nějakým způsobem souvisí s oborem hlavní nebo vedlejší specializace, a jsou tedy uznatelné do studia na VŠE.
  • Informace o předmětech nabízených zahraniční školou jsou k nalezení na webových stránkách zahraniční univerzity (více informací mohou studenti nalézt v InSIS v sekci Závěrečných zpráv).
 Rozhodnutí o přidělení stipendia

Rozhodnutí o přidělení stipendia od VŠE si student osobně vyzvedává na OZS v úředních hodinách po obdržení výzvy k vyzvednutí od své koordinátorky. Pro účely výplaty stipendia ze stipendijního fondu VŠE bude použito stejné bankovní spojení (účet otevřený u banky/bankovní pobočky v České republice), které je evidováno v InSIS v souvislosti s výplatou jiných druhů stipendií (ubytovací, prospěchové apod.). Stipendium na semestrální výměnný pobyt se vyplácí v českých korunách.

 Checklisty
  • Elektronický checklist slouží jako evidence administrativních náležitostí týkajících se zahraničního studijního pobytu. Kdykoli nastane v checklistu změna, studentovi přijde upozornění na školní e-mailovou adresu; k jaké změně konkrétně došlo, lze zjistit nahlédnutím do checklistu.
  • Checklist je studentům k dispozici v InSIS: Portál studenta -> Moje studium -> Moje zahraniční studium.
  • Podmínkou pro vytvoření checklistu je založení výjezdu v InSIS na základě akceptačního dopisu.