Administrativní postup před odjezdem do zemí Evropy

  1. Nominace na partnerskou školu

  2. Přihláška na partnerskou školu

  3. Online jazykové hodnocení – OLS

     

     

  4. Learning Agreement (LA)

  5. Akceptační dopis

  6. Checklisty

     

  7. Účastnická smlouva/Grant Agreement

  8. Finance

  9. Praktické informace

 Nominace na partnerskou školu
  • OZS informuje partnerskou školu, kteří studenti VŠE byli na výměnný pobyt vybráni.
  • OZS emailem potvrdí studentovi, že byl nominován.

Termíny nominací na jednotlivé partnerské školy se liší, obvykle jsou cca 3-9 měsíců před začátkem studijního pobytu.

Studenti, kteří vyjíždí do zahraničí v rámci navazujících magisterských programů s výukou v cizím jazyce (Double degree, CEMS, IDS), jsou nominováni  přímo koordinátorem/koordinátorkou daného programu.

 Přihláška na partnerskou školu

Přihlášku podává student po nominaci dle termínů vyhlášených zahraničními školami (obvykle 2-4 měsíce před začátkem studia, může však být i jen jeden termín pro přihlášky na oba semestry). Přihlášky na jednotlivé školy se mohou značně lišit, detaily jsou obvykle uvedeny na webových stránkách nebo je student obdrží od partnerské školy emailem po nominaci.

  • Obvyklé přílohy:
    • fotografie
    • kopie občanského průkazu/pasu
    • výpis dosavadních studijních výsledků (tzv. Transcript of Records) – vydává studijní referentka
    • Grading scale/známkování na VŠE
    • potvrzení o studiu (např. Certificate of Enrolment) – vydává studijní referentka
    • kopie dokladu o zdravotním pojištění
    • doklad o jazykových znalostech (certifikáty, nebo potvrzení od OZS)
    • životopis
    • motivační dopis apod.
  • Dodržení termínu a náležitostí podání přihlášky je zodpovědností studenta. Jen výjimečně zahraniční školy požadují, aby přihlášky posílaly jménem studentů domácí školy.
 Akceptační dopis/email

(=Letter of Acceptance/Admission/Enrolment apod.)

  • Formální potvrzení o přijetí výměnného studenta ke studiu na partnerské škole.
  • Obsahuje informace o začátku a konci pobytu, které jsou podkladem pro výpočet výše stipendia.
  • Obvykle je zaslán na OZS či přímo studentovi, často pouze elektronicky. Kopii akceptačního dopisu/akceptační e-mail je nutno dodat/přeposlat na OZS.
  • Jedná se o podklad pro založení zahraničního výjezdu v InSIS.
 Learning Agreement (LA)

Learning Agreement je trojstranná dohoda mezi studentem, VŠE a zahraniční školou ohledně předmětů, které bude student na zahraniční škole studovat.

  • Za VŠE schvaluje vybrané předměty a podepisuje Learning Agreement proděkan pro studium a/nebo proděkan pro zahraniční styky příslušné fakulty, příp. programový ředitel u některých anglicky vyučovaných programů.
  • Schváleny mohou být jen předměty, které jsou uznatelné do studia na VŠE.
  • Formulář k vyplnění (Learning Agreement Before/During the Mobility pro Erasmus+) je ke stažení v sekci Download.
  • Nadpoloviční většina zvolených předmětů musí být v jazyce, v němž student prošel výběrovým řízením.

Kompletně podepsaný Learning Agreement (tzn. studentem, VŠE i hostitelskou školou) je třeba nahrát v PDF/jpeg/word do checklistu v InSIS ještě před podepsáním účastnické smlouvy.

První verze Learning Agreementu musí být schválena již před odjezdem do zahraničí. Vybrané předměty je pak obvykle možné upravovat po příjezdu na místo studia.

Výběr předmětů na zahraniční škole

  • Během semestru v zahraničí je třeba vystudovat předměty v objemu 20-30 ECTS (resp. ekvivalent v místních kreditech).
  • Zároveň je nutné dodržovat pravidla stanovená hostitelskou školou týkající se např. minimálního nebo maximálního počtu předmětů/kreditů, které si lze za semestr zapsat.
  • Všechny odstudované předměty musí být po návratu uznány do studia na VŠE.
  • K uznání zahraničního studia musí mít student dostatečný počet dosud nevyužitých kreditových poukázek (včetně rezervních). Kontaktní osobou je proděkan pro zahraniční vtahy/pedagogiku.

Kdy a jak předměty vybírat

  • Předměty je nutno vybírat již v době přihlašování do výběrového řízení na semestrální výměnné pobyty.
  • Před odjezdem student konzultuje své studijní plány s proděkanem, který schvaluje studijní smlouvu / Learning Agreement.
  • Předměty by měly souviset s oborem hlavní nebo vedlejší specializace, a být tak uznatelné do studia na VŠE.
  • Informace o předmětech nabízených zahraniční školou jsou k nalezení na webových stránkách zahraniční univerzity (více informací mohou studenti nalézt v InSIS v sekci Závěrečných zpráv).
 Online jazykový test – OLS

Odkaz pro vyplnění online jazykového testu bude studentovi automaticky zaslán na školní emailovou adresu před začátkem výměnného pobytu. Pokud student v testu dosáhne úroveň jazyka B1 a nižší podle CEFR, musí dle pravidel programu Erasmus+ povinně absolvovat online jazykový kurz během pobytu.V ostatních případech je online jazykový kurz volitelný a v některých případech je možné ho absolvovat i v jazyce země pobytu. Na konci výměnného pobytu je vždy nutné vyplnit závěrečný online jazykový test.

 Účastnická smlouva/Grant Agreement
  • Podklady pro podpis Účastnické smlouvy:
    • kopie akceptačního dopisu,
    • akademický kalendář partnerské univerzity (podklad pro stanovení co nejpřesnější doby pobytu),
    • kompletně podepsaný Learning Agreement,
    • vyplněný jazykový test OLS,
    • formulář bankovního spojení (ke stažení v sekci Download)
      • 2 vyplněné a podepsané originály (ne kopie!) – odevzdat/zaslat poštou na OZS.
      • Účet uváděný ve formuláři bankovního spojení musí být veden u finančního ústavu v České republice, měna účtu není stanovena (stipendium je posíláno v EUR).
  • Návrh účastnické smlouvy je nahrán studentovi do jeho Úložiště dokumetů v InSIS.
  • Podpis účastnické smlouvy probíhá obvykle osobně tj. u koordinátorky na OZS v úředních hodinách. Po domluvě lze vyřešit korespondenčně či v zastoupení.
Checklisty
  • Elektronický checklist slouží jako evidence administrativních náležitostí týkajících se zahraničního studijního pobytu. Kdykoli nastane v checklistu změna, studentovi přijde upozornění na školní e-mailovou adresu; k jaké změně konkrétně došlo, lze zjistit nahlédnutím do checklistu.
  • Checklist je studentům k dispozici v InSIS: Portál studenta -> Moje studium -> Moje zahraniční studium.
  • Podmínkou pro vytvoření checklistu je založení výjezdu v InSIS na základě akceptačního dopisu.